Pourquoi Automatiser et améliorer la gestion projets et du temps ?

Pour arrêter de faire plusieurs fois les même tâches. Pour libérer le temps nécessaire à l’expression de la créativité & au regain d’énergie. C’est surtout un élément nécessaire de la transition numérique actuelle.

Egalement, pour proposer des solutions à la charge cognitive trop lourde dans les process actuels. Ainsi, mettre en place des automatisations et optimisations grâce aux logiciels, outils et techniques adaptés.

Le stress et l’erreur émergent d’une mauvaise gestion des priorités et des répétitions de tâches inutiles à répéter. L’évolution numérique est allé très vite, mais pas nos usages en rapport. Il est temps de mettre nos structures à jour.

💰 Les Bénéfices d’une automatisation & optimisation de nos processus de travail ?

• Enfin centrer les actions sur les priorités, sur les tâches utiles à la performance.
• Basculer d’un système de répétition aliénant à un système dynamique & créatif.
• Catalyser l’énergie quotidienne sur “ce qui compte et qui porte du sens”.

Mise en place : En partant des habitudes répétitives actuelles, analyser les besoins des projets et activités pour en déduire les usages et les nouvelles habitudes reposant sur l’utilisation de logiciels et pratiques adaptés.

Ex : Utilisation de “Notion” pour une gestion de projet dynamique et collaborative, avec Zapier pour le lien entre les applications projet de chaque collaborateur.

Le gain ?

• Ne plus refaire et refaire encore les même choses. Ne plus traiter en doublons les même sujets. Permettre, suite à la mise en place et une formation adaptée, un processus de travail centré et optimisé sur la création réelle de valeur.
• Augmenter les période de “flow”, c’est à dire les sections productives ou l’énergie est catalysée sur un sujet prioritaire.

Ex : Utilisation de “Airtable” pour constituer rapidement et facilement des bases de données collaboratives. Documenter par des automatisations pour partager en commun et améliorer les tâches de toute l’équipe.

⚛️ Comment mettre en place l’automatisation ?

1. Commencer par une analyse des processus et usages actuels
2. Sélectionner ensemble les outils et technologies adaptés
3. Former les équipes pour créer les nouvelles habitudes
4. Ne pas basculer de manière brutale sur de nouveaux systèmes. Construire petit à petit l’alternative en partant des habitudes actuelles.
5. Utiliser le temps libérer pour des activités “vivifiantes” : énergie, créativité, recherche, exploration.

Ne plus répéter encore et encore les même tâches nécessaires à la création de valeur et ne plus gaspiller l’énergie et le temps inutilement. Automatiser et optimiser grâce aux technologies, logiciels et habitudes adaptés, pas à pas, en partant de l’actuel. Utiliser 3h focus et en énergie par jour est plus efficient et productif qu’une journée de 8h mal optimisée et forcée.

👉 Mettre en place l’automatisation dans votre structure.

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Cas d’étude : faciliter la coopération à distance en temps de confinement.

Pour les points rituels synchrones, utiliser un outils de Visio comme ZOOM.

• Permet de se connecter soit en audio, soit en vidéo, soit (et surtout) par téléphone non surtaxé
• Permet d’enregistrer dans le cloud les temps de travail online
• Permet de programmer des temps en avance mais aussi de définir des “Room” spécifiques
• Permet de créer des “sous-room” durant un temps de travail et ainsi de former des “groupes de travail” online

Pour les discussions asynchrones, utiliser SLACK.

• Dans sa mise à jour mars 2020, beaucoup plus de clarté dans la séparation du contenu et l’organisation générale
• Permet de créer des “canaux” de sujets de discussion, pour organiser l’information
• Permet d’intégrer des canaux venant d’autres instances de Slack, permettant de faire du Cross-organisations (dans sa version payante)
• Permet de faire de la Visio directement dedans (version payante)

Pour les interactions coopératives en direct, type ateliers, utiliser MIRO.

• C’est un tableau blanc infini virtuel. Il permet de retrouver tous les outils nécessaire à la facilitation en intelligence collective (post-it, outils de votes, de dessin, intégration avec d’autres logiciels de conception et de gestion projet, etc…)

Pour faire de la recherche, du partage de ressources, du journal de bord en commun, créer une architecture d’information entre écosystèmes, utiliser Roam Research ❤️

• Permet de tenir un livre de bord en commun à plusieurs utilisateurs, écosystèmes et de monter à une grande échelle d’information au quotidien
• Permet de “lier la donnée” en créant des pages de termes, un peu comme dans Wikipédia mais en plus puissant
• L’esthétique est inexistante, c’est un réel outil d’organisation et de structuration de la donnée en commun
• Si vous voulez des infos en détail 👉 Pourquoi utiliser Roam ?

Pour de la gestion de projet coopérative, utiliser Workflowy.

• L’outil minimaliste dans la forme par excellence : des listes, des sous listes, des tags…
• Parfait pour les 🧠 qui pensent en arborescence
• Libère totalement la structuration d’information au fil de la pensée
• Permet de partager que certaines partie du “grand arbre de la pensée”, pour les collaborations et droits en écriture
• Un moteur de recherche ultra efficace dès que vous avez bien définis vos termes, cité des personnes, donné des états à vos projets, etc…
• Accélère x5 votre “communication” avec la machine
• La logique de listes et sous-listes est compréhensible par tous

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Ref clients

• Sofffa
• Archipel Kyosei
• Archipels en symbiose
• Edf R
• Neoz Conseil

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