Qu’est-ce que la co-construction ?

C’est un processus de travail de groupe qui favorise l’intelligence collective pour bien cerner les enjeux de projets complexes et apporter des solutions adaptées.

En co-construction, on fait AVEC plutôt que POUR.

Cette approche coopérative du projet permet d’impliquer dès le départ tous les parties-prenantes et de favoriser ainsi l’appropriation du projet tout en limitant les risques de perte économiques et de temps lorsqu’un projet n’est pas réellement adapté aux différents besoins.

Pour quoi la démarche est la plus adaptée ?

Intégrer beaucoup de parties-prenantes.

Très difficile d’intégrer beaucoup d’avis et de points de vues dans un projet avec une approche classique du projet (les réunions par exemple). La co-construction crée l’environnement favorable à faire se rencontrer des différents profiles sous format d’ateliers coopératifs (en présence ou à distance).

Un facilitateur va garantir l’ouverture et l’inclusion de chacun, la qualité des échanges et va fournir durant tout le déroulé des outils & méthodes adaptés aux besoins, en réaction et sur le moment.

Intégrer toutes les dimensions et la complexité d’un projet.

Beaucoup de parties-prenantes, ça veut dire aussi beaucoup d’informations, beaucoup d’avis et surtout beaucoup de besoins à adresser. On peut se noyer dans cette complexité. La co-construction et le travail du facilitateur intègre des méthodes de documentation, de captation de l’information, de triage et de priorisation permettant de travailler avec beaucoup de donnée et d’en extraire une synthèse simple et essentielle, actionnable pour la suite du projet.

Rendre actionnable & cohérent tous les travaux d’un groupe projet.

En sortie des ateliers de co-construction, le porteur de projet ainsi que chaque membre du groupe repart avec une vision claire de ce qu’il faut réaliser pour la suite avec une répartition des tâches précise, des délais et des coûts définis, ainsi que toute la connaissance nécessaire à avancer sereinement. La co-construction n’existe pas seulement au cours des ateliers : c’est une démarche continue tout au long du projet qui permet une gestion cohérente et efficace.

Savoir prioriser & éviter de partir dans de mauvaises directions.

En entrée de chaque atelier, des questions et des besoins qui doivent trouver des réponses. En sortie, des livrables précis avec une répartition des rôles, des tâches, des délais. Entre chaque atelier, des points réguliers (toutes les semaines et parfois tous les jours même 5min) qui servent de “garde-fou” pour s’assurer que les actions de chacun sont tenues et toujours en cohérence et suivant les priorités définis ensemble.

Un nouvel atelier survient lorsqu’il remonte nécessaire de se réunir pour un point de synchronisation et très souvent pour une nouvelle étape clé du projet.

les problématiques adressées

• Le projet va mobiliser beaucoup de partie-prenants très différents ?
• Le projet doit prendre en compte beaucoup de dimensions et de données ?
• Vous avez besoin de rendre actionnable toutes les informations des parties-prenantes du projet ?
• Vous avez besoin de prioriser et de déterminer les prochaines actions dans un contexte collaboratif & complexe ?

  pour qui?

• Le porteur ou responsable d’un projet complexe & multi parties-prenantes
• Le chef de projet qui va s’attaquer à un projet complexe, multi parties-prenantes et qui va avoir besoin du support et d’un regard externe.

coûts génériques

• 2000€ HT par atelier de co-construction sur 1 journée.
• 3000€ HT pour l’analyse de la donnée et création des livrables finaux.

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process de co-construction

Préparation en co-construction

Dès l’initiation de notre coopération, nous sommes en co-construction. Je commence par récolter les besoins spécifiques du projet, les contraintes, le contexte ainsi que toutes les informations sur les parties prenants pour déterminer le niveau de complexité du projet et comment l’appréhender au mieux.

Ecriture du programme d’atelier

Je propose un programme adapté sur 1 journée de co-construction dans un premier temps. Cette proposition est ensuite soumise à votre regard et nous procédons à une co-écriture et validation :

• Différentes phases de la journée
• Objectif en sortie et livrables nécessaire pour la suite
• Qui présent et pourquoi ?
• Gestion des invitations
• Gestion logistique de la journée

Facilitation & animation

Durant la journée, je tiens une posture facilitant les échanges, les interactions et le travail coopératif. Je suis également moteur de la dynamique de la journée, m’assurant que tous les participants sont bien intégrés, en énergie et satisfait de leur présence et participation.

Enfin, je m’assure du bon déroulé des différentes phases, du respect des timings et des objectifs de la journée.

Capitalisation des informations et de la donnée

Je m’occupe avec vous de collecter les différents éléments de travail du groupe, que ce soit des boards papiers ou que ce soit au format numérique (type board Miro ou Mural).

Analyse de la donnée complexe

Croisement de la donnée

De cette matière riche et complexe je procède à une analyse précise pour en extraire différents niveaux de croisements et de priorisations de l’information.

Synthèse

De ces priorisations je peux organiser la donnée et la structurer sous formes de différentes synthèses nécessaire à la compréhension des résultats et utilisables pour les besoins du projet suivant les objectifs déterminés ensemble en amont.

Je m’assure de ne pas perdre ou dénaturer la justesse des informations et de ne pas induire des vérités fausses en toujours respectant les apports bruts du groupe de travail.

Création de livrables synthétiques, clairs et actionnables

Mise en forme de la synthèse

Je rédige ces éléments de synthèse mais je peux aussi mettre en forme et en images ces informations et analyses pour rendre utilisable par différents profils cette connaissance suivant les besoins (arbitrages, validations COPIL, CODIR, prises de décisions, etc…)

Mise en contexte des besoins du projet et des enjeux

La synthèse prend en compte le contexte initial et remet en perspective le projet grâce aux apports du travail de groupe en co-construction.

C’est grâce à ce livrable que le projet à l’origine complexe devient plus clair et actionnable !

Priorisation des prochains pas et plan d’action

Qu’est-ce qu’il se passe dès lundi prochain ? Par quoi est-ce qu’on commence et comment est-ce qu’on peut ainsi lire un plan d’action collectif ?

Le livrable aide à comprendre comment les prochaines petites actions viennent participer à un plan plus large et complexe. C’est un support pour lire la stratégie du projet mais également pour répartir les rôles et responsabilités en donnant des délais à respecter dans l’intérêt du projet.

Faciliter avec vous jusqu’à votre autonomie

Ce premier atelier de co-construction est également une occasion de transmettre les expertises de la démarche : facilitation, appréhension de la complexité, analyse et croisement de la donnée, synthèse et mise en visuel, rendu actionnable et plan d’action pour la suite…

C’est rarement après un seul atelier que le groupe prend son autonomie : pour cette raison, nous pouvons reproduire de 3 à 5 fois la démarche mais toujours avec comme objectif que je sois de moins en moins nécessaire à la dynamique du projet que vous pourrez bientôt conduire et animer en totale autonomie.

Des cas d’études ? Des références ?

• EDFR
• French Tech One & Esprit des Sens
• Université Lyon 2 avec Archipel
  • Facilitation du co-construction du learning center (projet architectural à 40M€)
• Vinci Construction

Merci de votre lecture — vous pouvez me contacter sur liut.me